IT (Information Technology)

Kebijakan Keamanan Email | Seri Manajemen Keamanan Dasar: Pemakaian Email Yang Semestinya – Karena Kita Semua Ingin Diperlakukan Tanpa Bias, Diskriminasi, dan Harrassment!
Kalau dalam artikel sebelumnya kita bicarakan tentang kecerobohan atau obrolan yang tidak perduli dengan akibat dari obrolan tersebut atau lazim disebut Careless Talk, kali ini sebagai bagian dari menejemen keamanan informasi dasar mengenai Email.
Kenapa diperlukan suatu petunjuk pemakaian email? Email dianggap sebagai komponen kritis dari suatu system komunikasi corporate dan diberikan sebagai suatu alat komunikasi yang menunjang kelangsungan bisnis suatu corporate. Security, confidentiality, dan integritas suatu email tidak bisa digaransi dan tentunya tidak dianggap sebagai private. Untuk itulah, semua elemen karyawan dalam suatu corporate seharusnya bertindak secara professional dan memadai sepanjang waktu. Ingat kasus Pritasari diawal tahun 2009 dalam kaitannya dengan kasusnya dipengadilan yang dituntut fihak Omni International gara-gara pemakaian email yang dianggap “mencemarkan nama baik”.

Resiko Email
Resiko yang bisa di asosiasikan dalam kaitannya dengan pemakaian Email bisa meliputi yang berikut ini:

• Email bisa dimonitor dan dimodifikasi
• Keamanan suatu email tidak bisa di jamin
• Email bisa secara mudah di distribusikan tanpa kita bisa mengontrol nya, begitu tekan tombol “SEND”, maka anda akan kehilangan kendali kemana email tersebut akan di forward.
• Lampiran Email bisa saja mengandung muatan virus dan program berbahaya lainnya.
• Email Spam bisa berisi penawaran-2 atau reward atau suatu upaya mencari atau mengumpulkan informasi data pribadi anda
• Email dianggap sebagai catatan resmi dari corporate dan bisa dianggap sebagai barang bukti dalam beberapa kasus di pengadilan (ingat Kasus Pritasari)
• Email yang tidak semestinya bisa merusak reputasi anda dan pada akhirnya menimpa corporasi anda secara tidak langsung.

“Keamanan dan privacy dari Email tidak bisa dijamin kecuali menggunakan system inkripsi”
Harrassment dan diskriminasi
Kita semua ingin diperlakukan tanpa bias, tanpa diskriminasi ataupun harassment. Hampir kebanyakan dari kita ingin diperlakukan dengan respect – ingat budaya kita adalah budaya timur yang menjunjung tingi tenggang rasa.

Tip-tip berikut ini bisa membantu kita agar fihak lain merasa nyaman di tempat kerja.
Anda tidak seharusnya mengirim, meminta, dan menunjukkan atau mencetak materi email yang menyangkut masalah offensive, diskriminasi, harassment (pelecehan), dan materi lainnya yang tidak layak di ungkap di depan umum sebab hal ini dianggap tidak memadai dan tentunya tidak professional dan bisa dianggap melanggar hukum. Materi-2 tersebut bisa berupa berikut ini:

• Guyonan atau gambar yang bersifat offensive dan pelecehan sexual
• Materi yang mengandung unsur SARA

Jika suatu email dikirim, copynya tersimpan di banyak lokasi dan anda bisa kehilangan kendali terhadap siapa saja yang akan membacanya, dia akan datang dan boom –senjata makan tuan.

Saling menghargai
Di tempat kerja, adalah sangat penting buat semua personal untuk merasa nyaman dengan lingkungan dan juga dengan koleganya. Hal ini menuntut semua karyawan untuk memperlakukan satu sama lain dengan saling menghormati. Menerima dan membaca materi yang tidak pantas dapat menyakitkan perasaan orang lain dan membuat marah beberpa orang. Hal ini dibawah oleh suatu rasa kurang respect, tidak ada tenggang rasa atau bahkan ada maksud yang membahayakan. Mungkin saja anda berfikir bahwa sesuatu itu lucu dan menyenangkan, akan tetapi anda juga harus tahu bahwa tidak semua orang mempunyai opini dan padangan yang sama terhadap sesuatu yang kita anggap lucu dan menyenangkan. Yang pada akhirnya menimbulkan suatu perasaan yang tidak mengenakkan di tempat kerja, stress, performa kerja yang tidak bagus, dan pada akhirnya menuntut suatu pernyataan tindak harassment dan diskriminasi.

“Kita ingin diperlakukan dengan respect”
Email Guidelines:
Berikut adalah referensi yang bisa kita gunakan untuk membuat suatu policy mengenai penggunaan email.

• Email system tidak boleh dipergunakan untuk mengirim spam ataupun pesan berantai yang hanya akan membuat mampetnya bandwidth system jaringan
• Email tidak boleh digunakan untuk kegiatan melanggar hukum
• Email tidak boleh dipakai untuk kepentingan dan tujuan komersial pribadi
• Email seharusnya tidak boleh digunakan untuk melanggar lisence agreement atau copyright
• Tidak seharusnya kita menyembunyikan identitas kita atau orang lain saat mengirim email.
• Email terbatas atau email yang bersifat rahasia tidak boleh di forward tanpa ada ijin dari penulis aslinya
• Email yang di forward tidak boleh dimodifikasi atau di edit dengan maksud membiaskan / membelokkan maksud asli dari penulis aslinya.

Untuk yang berikut ini ada etiket Email yang bisa dipakai sebagai guideline yang normative:

• Gunakan subject yang mempunyai arti yang jelas
• Jangan menggunakan tanda “urgent” untuk setiap email
• Jangan membiasakan mensetup “receive / read notification” untuk setiap email
• Jangan biasakan mengirim attachment besar ke banyak orang jika tidak penting
• Pastikan spellingnya bagus dan benar
• Jika mengirim melalui distribution list periksa dulu siapa saja dalam list tersebut, pastikan mereka yang memang yang anda maksud
• Jangan menggunakan singkatan seperti mengirim sms

Pastikan bahwa komputer anda bebas virus, jika mengirim lampiran scan terlebih dahulu agar bebas virus.
Seperti dikemukakan dimuka, bahwa confidentiality , security dan integrity dari informasi yang dikirim lewat email tidak dijamin, jika kita mengirim email yang bersifat sensitive dan sangat rahasia maka gunakan metoda enkripsi jika ada.